Mengikuti konferensi internasional bisa jadi merupakan sebuah pengalaman yang berkesan. Selain karena kita dapat membangun jejaring di sektor akademik, hasil dari konferensi juga dapat menjadi portofolio bagi kita. Kali ini, Arnaldi Nasrum, seorang alumnus dari University of Groningen akan membagikan tips seputar mengikuti konferensi internasional berdasarkan pengalamannya di Madrid dan Seoul.
“After careful consideration, we are pleased to inform you that your application for the 6th Korea University Graduate Student Conference (KUGSC) has been accepted.” Ini adalah kutipan dari surel yang saya terima dari Korea University di awal tahun 2018. Abstrak karya tulis yang saya kirimkan beberapa minggu sebelumnya telah diterima. Undangan pun dikirimkan beserta dokumen pendukung lainnya untuk pengurusan visa. Saya diberi kesempatan untuk mempresentasikan paper dalam konferensi tahunan Pusat Studi Sejarah Korea University dengan tema “Membangun Perspektif Studi Asia dan Sejarah Korea.”
Di tahun yang sama, saya juga mengikuti International Conference on ASEAN Studies (ICOAS) yang diselenggarakan di Madrid oleh Universidad Autonoma de Madrid bersama Persatuan Pelajar Indonesia di Spanyol.
Setiap tahunnya, ada begitu banyak konferensi internasional yang diadakan oleh berbagai institusi. Isunya pun beragam dan meliputi hampir seluruh bidang keilmuan. Peserta konferensi juga tidak terbatas hanya dari kalangan mahasiswa dan para akademisi yang mewakili institusi pendidikan saja, tetapi para profesional yang menekuni bidang terkait dengan tema konferensi juga dapat turut serta.
Konferensi internasional memang menarik diikuti untuk mendapatkan perspektif baru dalam bidang keilmuan yang digeluti dan memperluas jaringan komunitas profesional. Yang tak kalah menarik adalah kesempatan untuk mendapatkan publikasi karya ilmiah yang akan menunjang karir ke depannya. Selain itu, para pakar sering kali menjadi pembicara kunci atau bahkan mengambil peran sebagai panelis dalam konferensi yang diselenggarakan.
Di masa pandemi ini, kegiatan konferensi internasional terus berjalan meski pelaksanaannya mengalami penyesuaian. Konferensi kini dilakukan secara daring. Meski begitu, sejumlah negara tengah bersiap-siap untuk kembali melaksanakan konferensi secara tatap muka langsung dengan protokol kesehatan yang berlaku. Baik luring maupun daring, apa saja tahapan yang harus diperhatikan ketika hendak mengikuti konferensi internasional?
Memilih Tema yang Sesuai
Salah satu alasan saya mengikuti KUGSC dan ICOAS adalah kesesuaian temanya dengan bidang keilmuan yang saya tekuni yakni East Asian Studies. Tema konferensi akan menentukan sejauh mana kita dapat berkontribusi dalam konferensi tersebut. Reviewer atau pengulas akan melihat masalah apa yang ingin diselesaikan dan sejauh mana karya tulis yang kita buat sesuai untuk konferensi tersebut dan dapat menjadi alternatif baru untuk penelitian di masa depan. Dengan banyaknya pilihan konferensi yang ada, penting untuk memilih konferensi dengan tema yang spesifik.
Tentukan Event yang Tepat
Salah satu cara untuk mendapatkan informasi mengenai konferensi internasional adalah dengan mendaftar ke laman pencari konferensi dan secara berkala mereka akan mengirimkan informasi soal konferensi pada surel yang didaftarkan. Berbeda dengan hal tersebut, saya mendapatkan informasi konferensi dari Halaman Facebook Panitia penyelenggara: Korea University Korean History Graduate Student Conference. Sementara informasi ICOAS saya dapatkan dari laman resmi konferensinya. Yang perlu diperhatikan adalah memastikan lembaga penyelanggara konferensi berasal dari institusi yang kredibel dan memiliki reputasi internasional. Jika ragu dan agar menghindari penipuan, maka penting untuk mengecek laman resmi dan institusi yang berafiliasi dengan lembaga penyelenggara tersebut.
Pengumpulan Abstrak
Abstrak adalah ringkasan dari paper yang dibuat. Isinya padat dan lugas. Jumlahnya berkisar 150-250 kata. Selanjutnya, abstrak inilah yang nantinya akan dinilai oleh reviewer. Hasilnya, abstrak kita bisa ditolak, diterima dengan syarat, atau diterima tanpa ada perubahan. Jika diterima dengan syarat, maka kita perlu melakukan revisi sesuai dengan yang disarankan oleh tim reviewer. Abstrak yang saya tulis merangkum tujuan, metode, hasil, dan kesimpulan karya tulis.
Letter of Acceptence
Setelah abstrak kita dinyatakan diterima, maka pihak penyelenggara akan mengirimkan Letter of Acceptence (LoA) yang berisi pernyataan resmi dan sekaligus undangan untuk menghadiri konferensi tersebut. Di dalamnya akan tercantum nama dan judul paper yang kita tulis. LoA inilah yang kemudian saya gunakan sebagai dokumen pendukung untuk pengurusan visa dan juga pengajuan bantuan pendanaan. LoA ini biasanya dikirimkan bersama paket informasi yang terdiri dari panduan penulisan full paper, agenda acara konferensi, mekanisme presentasi, hingga persoalan akomodasi.
Jangan Lewatkan Full Paper
Setelah mengantongi LoA, langkah selanjutnya adalah menyelesaikan full paper. Umumnya, pihak penyelenggara meminta mengumpulkan paper tersebut dua minggu hingga sebulan sebelum konferensi diselenggarakan. Tidak mengumpulkan full paper ini dapat membatalkan status kepesertaan kita sebagai presenter. Saya sendiri memiliki waktu sekitar dua bulan untuk menyelesaikan full paper sejak dikirimkan LoA. Full paper umumnya ditulis dengan kisaran 4.000-5.000 kata. Dalam pembuatan paper, ide adalah bagian yang terpenting. Jika gagasan yang ditawarkan belum pernah dibahas sebelumnya dan dapat memberikan sudut pandang baru dalam permasalahan yang diangkat, maka paper kita akan mendapatkan review yang baik dan berpotensi mendapat predikat Best Paper dalam konferensi tersebut.
Presentasi adalah Kunci
Saat pelaksanaan konferensi, kita akan diberikan kesempatan untuk mempresentasikan paper yang telah dibuat. Waktu yang diberikan biasanya berkisar 10-20 menit. Di akhir, akan ada sesi tanya jawab untuk peserta konferensi dan dilanjutkan dengan review dari tim panelis jika ada. Konferensi yang diadakan Korea University menghadirkan tim panelis yang berasal dari School of Oriental and African Studies (SOAS) University of London, University of California Davis, University of California Berkeley, dan University of Toronto. Tim panelis yang terdiri dari para pakar ini memberikan sejumlah pertanyaan dan masukan untuk pengembangan paper selanjutnya. Dalam pelaksanaan presentasi, pihak penyelenggara mewajibkan peserta untuk menggunakan Bahasa Inggris atau Bahasa Korea. Menguasai materi paper adalah hal yang wajib dilakukan agar kita dapat menyampaikan ide dan berdiskusi dengan peserta lain dengan baik.
Publikasi Artikel
Pihak penyelenggara konferensi umumnya akan membuat proceeding atau buku kumpulan paper yang telah ditulis oleh peserta konferensi tersebut. Ketika proceeding ini dibuat, pihak penyelenggara biasanya tidak akan meminta peserta untuk memperbaiki tulisannya. Begitupun dengan KUGSC dan ICOAS, panitia telah membukukan seluruh karya tulis yang diterima ke dalam proceeding sehingga memudahkan untuk melihat karya tulis peserta lainnya.
Lain halnya jika peserta menginginkan hasil karya kitadipublikasikan ke dalam jurnal terindeks yang dikeluarkan oleh institusi pihak penyelenggara meskipun tidak semuanya menyediakan. Prosesnya bisa memakan waktu 4 bulan hingga setahun sebab karya tulis tersebut akan melalui beberapa tahapan seperti peer review atau penelaahan sejawat oleh para akademisi dan proses revisi.
Dukungan Pendanaan
Salah satu pertimbangan saat mengikuti konferensi adalah pendanaan. Perlu memikirkan biaya apa saja yang akan dikeluarkan dimulai dari pengurusan visa, biaya transportasi hingga akomodasi di tempat pelaksanaan konferensi tersebut. Di sejumlah konferensi, peserta juga diwajibkan untuk membayar biaya pendaftaran. Namun, KUGSC termasuk konferensi tahunan yang membebaskan biaya tersebut.
KUGSC bahkan menyediakan akomodasi hotel secara cuma-cuma kepada peserta selama pelaksanaan konferensi. Beda halnya dengan KUGSC, ICOAS mensyaratkan biaya pendaftaran dan tidak menyediakan akomodasi penginapan. Untuk membantu mengurangi biaya yang harus dikeluarkan, calon peserta dapat mengajukan bantuan dana kepada institusi yang diwakili seperti kampus ataupun tempat bekerja.
Waspada Konferensi Predator
Dengan banyaknya informasi mengenai penyelenggaraan konferensi internasional yang beredar, kita perlu waspada terhadap konferensi palsu atau yang sering disebut predatory conference. Konferensi semacam ini hanya mengincar keuntungan semata dari pendaftarnya. Salah satu modusnya adalah secara tiba-tiba membatalkan konferensi yang sudah diagendakan dan tidak mengembalikan biaya pendaftaran yang sudah dibayar. Berikut beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan agar terhindar dari konferensi predator.
- Apakah konferensi ini diselenggarakan oleh lembaga yang kredibel? Ini bisa terlihat dari laman resmi dan event yang pernah dilaksanakan.
- Apakah topik konferensi cukup fokus dan relevan dengan bidang riset?
- Apakah informasi yang tertera di laman menggunakan bahasa yang benar dan tidak banyak kesalahan penulisan?
- Apakah ada laporan mengenai konferensi sebelumnya?
- Apakah memiliki kontak yang jelas dan dapat dihubungi untuk mendapatkan informasi yang lengkap? Apakah media komunikasinya beragam?
- Apakah konferensi ditulis pada media yag dapat dipercaya?
- Apakah konferensi ini memiliki pembicara utama atau tim panelis?
Manfaat Mengikuti Konferensi
Mengikuti konferensi akan memberikan kesempatan untuk bertemu dengan komunitas akademisi dan mendapatkan sudut pandang baru dari isu-isu yang didiskusikan selama konferensi berlangsung. Selain itu, para peserta juga sering kali saling memberi undangan untuk kegiatan konferensi selanjutnya yang diadakan oleh institusi yang mereka wakili. Lebih dari itu, konferensi internasional juga akan memberikan kesempatan untuk mempelajari budaya lokal tempat penyelenggara konferensi. Salah satu agenda yang menarik dari KUGSC dan ICOAS adalah kegiatan makan bersama yang disertai dengan pengenalan budaya setempat melalui penganan khasnya. Konferensi internasional juga akan meningkatkan kemampuan public speaking dan kepercayaan diri saat bersama orang-orang yang berasal dari negara atau daerah yang berbeda.
Nah dengan banyaknya kesempatan untuk ikut dalam konferensi, apakah Anda tertarik untuk mencobanya?
*All photos are provided by the author
