Mengenal Foreign Evaluation Transcript dan Cara Mendapatkannya

1
2673

Disamping skor TOEFL, GRE, Surat Rekomendasi, dan Essay, terdapat salah satu dokumen yang tak kalah penting dalam komponen aplikasi pendaftaran universitas di Amerika Serikat. Dokumen tersebut adalah Foreign Evaluation Transcript, dimana seorang individu yang belajar diluar Amerika Serikat harus menyetarakan ijazah dan transkrip nilai sesuai standar penilaian dalam institusi pendidikan di Amerika Serikat. Memang tidak semua universitas mempersyaratkan adanya dokumen ini.

Berdasarkan pengamatan saya saat melakukan riset pendaftaran program master di Amerika Serikat, universitas yang mewajibkan adanya dokumen ini menganggap penting sebagai pengganti transkrip nilai resmi yang dikeluarkan institusi pendidikan, bukan sekedar terjemahan transkrip dalam Bahasa Inggris. Seperti contoh Yale School of Management cukup mempersyaratkan scan ijazah dan transkrip yang telah diterjemahkan dalam Bahasa Inggris. Meski masih dalam satu universitas, beberapa program ada yang mempersyaratkan ada juga yang tidak. Seperti contoh Columbia Business School tidak mempersyaratkan dokumen ini, namun Columbia Teachers College mempersyaratkan. Beberapa contoh universitas lain yang mempersyaratkan Foreign Evaluation Trancript  seperti NYU School of Professional Studies, NYU Stern School of Business, UCLA MBA, MBA Program Georgetown University, Boston University College of Communication, dan sebagainya.

Bagaimanakah cara mendapatkannya?

Foreign Transcript dievaluasi dan diproses oleh suatu badan atau institusi yang diakui dan terdaftar dalam National Assciation of Credential Evaluation Services atau NACES. Daftar institusi yang dapat mengeluarkan dokumen ini bisa dilihat di www.naces.org/members.html

Seperti halnya skor TOEFL/GRE dimana institusi penyelenggara harus mengirimkan skor resmi ke universitas yang dituju, institusi yang menerbitkan evaluation transcript ini juga yang nantinya harus mengirimkan dokumen ini ke universitas yang dituju setelah semua proses selesai.

Secara umum terdapat dua tipe dokumen dalam Foreign Evaluation Transcript

1. Document-by-Documet evaluation report

Tipe dokumen ini biasanya diperuntukkan bagi orang yang akan tinggal atau bekerja di Amerika Serikat.

2. Course-by-Course evaluation report

Tipe dokumen ini diperuntukkan bagi mereka yang akan melanjutkan studi di Amerika Serikat.

Terlihat jelas bukan perbedaan antara Document-by-Document evalaution dengan Course-by-Course evaluation ?

Apa saja dokumen yang harus dipersiapkan?

Setiap institusi yang menerbitkan dokumen ini memiliki syarat yang berbeda-beda dalam mengevaluasi transkrip. Secara umum kita harus mengirimkan transkrip nilai dan ijazah yang telah diterjemahkan ke dalam Bahasa Inggris.

Berdasarkan pengalaman pribadi, saya memilih Web Education Services (WES) karena WES cukup mempersyaratkan salinan ijazah dan transkrip nilai yang telah diterjemahkan dalam bahasa inggris, salinan ijazah dalam bahasa asli, serta form validasi yang diunduh dalam web dan ditandatangani oleh dekan universitas asal. Beberapa institusi lain mempersyaratkan pengiriman dokumen transkrip dan ijazah asli dalam komponen evaluasi. Walaupun mereka akan mengembalikan dokumen asli tersebut, namun saya sendiri tidak ingin mengambil resiko jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan terhadap ijazah asli saya.

Selain itu, keunggulan WES lainnya adalah menawarkan layanan yang bernama WES-ICAP (International Credential Advantage Package) yaitu penyimpanan dokumen secara permanen dalam sistem mereka, sehingga sewaktu waktu kita membutuhkan lagi untuk mendaftar ke institusi lain, kita hanya tinggal request tambahan dokumen untuk dirimkan oleh WES tanpa mengulang prosesnya dari awal.

Bagaimana proses secara umum?

1. Membuat akun di www.wes.org dan mengisi data pribadi

2. Kirimkan dokumen-dokumen persyaratan sesuai petunjuk yang tertera dalam website. Berikut syarat yang diminta bagi pemegang Ijazah Indonesia:

  • Salinan Ijazah Bahasa Inggris dan Salinan Ijazah  dalam bahasa asli yang dikirimkan oleh kita sendiri.
  • Salinan Transkrip nilai, Salinan Transkrip nilai dalam bahasa asli, serta validasi form yang ditandatangi oleh dekan universitas asal. Dokumen ini dikirimkan oleh sekretariat kampus menggunakan amplop resmi institusi disertai stempel pada amplop ke alamat WES.
3. Setelah semua dokumen diterima, WES akan melakukan verifikasi dokumen untuk kemudian diproses.
4. WES mengirimkan dokumen kepada institusi yang dituju dan ke alamat kita.

Berapa lama dokumen dapat diproses hingga hasil evaluasi final diterima oleh universitas yang dituju?

Rata-rata WES memproses selama 7 hari kerja setelah semua dokumen lengkap dan pembayaran diterima. Biasanya mereka akan mengirimkan email pada kita untuk memberikan update mengenai status dokumen kita. Kita dapat juga mengetahui status pemrosesan dokumen dengan log-in ke akun kita.

Berapa biaya yang dibutuhkan?

Biaya tergantung layanan yang kita minta. Untuk layanan WES-ICAP beserta biaya kurir ke universitas tujuan, biaya yang harus dibayarkan sekitar 230 USD menggunakan kartu kredit Visa/Mastercard.

Kapan saya harus mulai mempersiapkan dokumen ini?

Persiapkan jauh-jauh hari sebelum deadline pendaftaran. Berdasarkan pengalaman saya saat memproses dokumen ini, seharusnya proses ini bisa selesai selama tiga minggu termasuk saat meminta tandatangan dekan dalam form validasi transkrip beserta proses pengiriman dokumen dari Jakarta ke New York. Namun  sayangnya waktu itu saya sempat mendapatkan notifikasi dari WES yang menyatakan bahwa Transkrip Nilai saya ditolak saat mereka melakukan validasi karena tidak sesuai dengan kaidah pengiriman dokumen. Alhasil saya harus memproses ulang dan memakan waktu lagi sekitar 1 minggu hingga dokumen saya dinyatakan valid.  Seluruh proses ini memakan waktu sekitar 1 bulan hingga hasil evaluasi diterima oleh kampus yang saya tuju. Jadi bagi kalian yang akan mendaftar ke program dimana mempersyaratkan Foreign Evaluation Transcript seperti ini, persiapkan jauh-jauh hari serta perhatikan kelengkapan dokumen dan kaidah pengiriman sebelum dikirim.

 

Reference Links :

www.naces.org/members.html

www.wes.org

www.ctc.ca.gov/credentials/leaflets/cl635.pdf

*Foto yang digunakan disediakan oleh penulis